DATENBANKEN

Das Referat für die Kulturgüter der Orden stellt seine Datenbanken für Archive und Sammlungen zum Herunterladen zur Verfügung.

Viele Ordensleute und ihre MitarbeiterInnen, die einen Archivbestand zu erschließen oder eine Sammlung mobiler Kulturgüter zu inventarisieren haben, arbeiten mit einfachen Excel-Tabellen. In den meisten Fällen sind solche Listen auch durchaus ausreichend. Wer sich aber ein etwas besseres Tool wünscht, dem stellt das Referat für die Kulturgüter zwei Access-Datenbanken zur Verfügung. Sie sind mit dem Windows-Office-Programm Access erstellt worden. Damit man sie auf dem eigenen PC verwenden kann, muss man Access 2007 oder höher installiert haben.

Die Datenbanken wurden von Robert Passini, Mitarbeiter im Provinzarchiv der Salvatorianer (Technik), und von Helga Penz (Inhalt) erstellt. Die Datenbanken unterliegen keinen Lizenzen. Wir stellen sie allen Interessenten zur Verfügung und freuen uns über Anregungen zur Verbesserung.

Die Access-Datenbanken „Archivdatenbank“ und „Inventar mobiler Kulturgüter (Kunstinventar)“ wollen und können kein professionelles Archivinformationssystem oder eine Museumsdatenbank ersetzen. Sie sind nur ein Werkzeug, das mehr Leistung erbringt als eine Excel-Tabelle. Da jede Access-Tabelle leicht in eine Excel-Tabelle umgewandelt werden kann, sind die Daten für einen späteren Export in ein anderes Datenbankprogramm gesichert, weil Excel ein gängiges Import/Export-Format ist. Vorhandene Tabellen können leicht in die Accessdatenbanken importiert werden.

Für das Bedienen der Datenbank sind Kenntnisse von Access von Vorteil. Zum Ausprobieren und Kennenlernen gibt es zwei Musterdatenbanken mit Musterdaten („Archiv der Laurentiner“ und „Kunstinventar_Muster“). Die Felder der Archivdatenbank entsprechen den Internationalen Standards archivischer Erschließung (ISAD). Die Felder für das Sammlungsinventar wurden in Absprache mit den Diözesankonservatoren definiert.

Einführungsseminare in die Benützung werden nach Bedarf angeboten. Anfragen richten Sie bitte an helga.penz@ordensgemeinschaften.at.

Installationshinweis: Im Access-Programm auf Ihrem PC muss bei den Access-Optionen im Sicherheitscenter (auch: Vertrauensstellungscenter) unter „Einstellungen für Makros“ das Kästchen bei  „Alle Makros aktivieren“ ausgewählt sein, damit die Datenbanken richtig funktionieren.

Nach dem Download müssen die Daten im ZIP-Ordner vor dem Öffnen extrahiert werden.

 

 

 

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