Datenschutz und Archiv

Seit 25. Mai 2018 ist die neue Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union in allen Mitgliedsstaaten Gesetz. Die Ordensgemeinschaften haben sich intensiv mit den Änderungen und notwendigen Anpassungen beschäftigt.

Grundsätzlich soll das neue Gesetz die Privatsphäre von Personen besser schützen als bisher. Anlass für die Gesetzgebung waren die neuen sozialen Medien und die oft kommerzielle Ausbeutung personenbezogener Daten im Internet. Menschen sollen nun besser darüber informiert sein, was mit ihren Daten geschieht.

Das Gesetz behandelt personenbezogene verarbeitete Dateien, es geht also um Tabellen, Listen, Datenbanken und dergleichen, nicht um einzelne Sachakten oder Chroniken, in denen auch Informationen über konkrete Personen stehen. Außerdem betrifft der Datenschutz nur lebende Personen, Nekrologe und alle anderen sortierten, gelisteteten oder sonstwie verarbeiteten Daten Verstorbener sind nicht betroffen.

Solche in Listen, Karteien oder anderen Verarbeitungsformen verwahrten und gespeicherten Daten müssen vernichtet bzw. gelöscht werden, sobald der Zweck, warum sie überhaupt angelegt wurden, nicht mehr besteht, zum Beispiel eine Personalkartei: Wenn die Angestellten nicht mehr im Orden beschäftigt sind bzw. die gesetzliche Frist, in der Einsprüche, Pensionsnachweise etc. an den Dienstgeber gemacht werden können, abgelaufen ist.

Anstatt die Dateien zu löschen können sie allerdings auch archiviert werden. Eine Archivierung kann eine Löschung ersetzen. Wichtig ist aber, dass tatsächlich ein Archivierungsvorgang stattfindet. Es müssen also Karteien von einem Büroraum in ein gesichertes Archivdepot bzw. die Dateien von einem Bürocomputer auf ein nur für Archivierungszwecke verwendetes und nur für den Archivar bzw. Oberen zugängliches Laufwerk transferiert werden.

Das Archiv muss nicht nur Schutz bieten, sondern es braucht auch eine rechtliche Grundlage. Eine Ordensgemeinschaft sollte also unbedingt eine Archiv- und Benützungsordnung erlassen. Eine Muster-Archivordnung kann hier heruntergeladen werden: http://kulturgueter.ordensgemeinschaften.at/termine-service/muster-archiv-und-benuetzungsordnung

Das Referat von Helga Penz zur Frage der Archive in der Datenschutzgrundverordnung, vortragen  am 13. März 2018 in Salzburg bei der Informationsveranstaltung für die Orden, finden Sie untenstehend. Grundlegende Aspekte der ethischen Verantwortung der OrdensarchivarInnen hat der Ethikprofessor Konrad Hilpert in seinem Vortrag bei der diesjährigen Jahrestagung der Ordensarchive dargelegt, die in den Mitteilungen des Referats für die Kulturgüter der Orden nachgelesen werden kann.

Die Expertise des Fachverbands der Archivarinnen und Archivare in Österreich zur Datenschutzgrundverordnung finden Sie hier: http://www.voea.at. Wer gerne das ganze Gesetz selbst nachlesen will, kann dies hier tun.

Für ArchivarInnen ist der Schutz privater Daten ein hohes Gut und gehört zur Berufsethik. Der Verband der deutschen Archivarinnen und Archivare hat seine Facebookseite geschlossen, weil Facebook die Datenschutz-Standards der Europäischen Union nicht einhält. Mehr dazu gibt es hier.

 

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